Jak prawidłowo zaksięgować polisę ubezpieczeniową w KPiR?

Polisa ubezpieczeniowa stanowi jeden z typowych wydatków firmowych przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Kluczowe jest prawidłowe zaksięgowanie takiego kosztu w KPiR (Księdze Przychodów i Rozchodów), aby uniknąć błędów podatkowych i zapewnić zgodność z przepisami. Poniżej wyjaśniamy, jak należy krok po kroku zaksięgować polisę ubezpieczeniową, na co zwrócić uwagę przy wyborze metody rozliczenia oraz jakie ograniczenia wiążą się z limitem wartości pojazdu.

Na czym polega księgowanie polisy ubezpieczeniowej w KPiR?

Polisa ubezpieczeniowa to umowa zawarta z towarzystwem ubezpieczeniowym, w ramach której przedsiębiorca uzyskuje ochronę (np. OC, AC, NNW, GAP) za określoną składkę. Wydatek ten stanowi koszt uzyskania przychodu i podlega ujęciu w ewidencji. W KPiR koszt ubezpieczenia rozlicza się zawsze w kolumnie 13 – Pozostałe wydatki. Sposób ujęcia zależy jednak od wybranej metody rozliczania kosztów.

Metody rozliczania kosztów ubezpieczenia – kasowa i memoriałowa

Podstawą prawidłowego rozliczenia kosztu polisy jest określenie, czy przedsiębiorca stosuje metodę kasową czy memoriałową. W metodzie kasowej całą wartość polisy ujmuje się jako koszt jednorazowo, w momencie wystawienia polisy lub faktury.

W przypadku metody memoriałowej koszt ubezpieczenia dzieli się proporcjonalnie na okres jego obowiązywania. Przedsiębiorca księguje wtedy wydatki miesięcznie – zgodnie z liczbą miesięcy ochrony polisy. Przykładowo, polisa opiewająca na 12 miesięcy księgowana jest co miesiąc po równych częściach.

Proces prawidłowego księgowania polisy ubezpieczeniowej

Aby prawidłowo zaksięgować wydatek na polisę, należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:

• Określić stosowaną metodę rozliczania kosztów (kasowa lub memoriałowa).
• Wprowadzić do systemu księgowego wszystkie dane z polisy, w tym numer polisy oraz dane towarzystwa ubezpieczeniowego jako kontrahenta.
• Wybrać typ wydatku: koszt ubezpieczenia pojazdu firmowego jest ujmowany w kolumnie 13 KPiR jako „Pozostałe wydatki”.
• W przypadku metody memoriałowej rozłożyć wydatek proporcjonalnie na okres działania polisy, wpisując miesięczne koszty aż do zakończenia jej ważności.
• Przy płatności w ratach należy zaksięgować całą wartość polisy na dzień wystawienia dokumentu, następnie rozliczać koszt zgodnie z przyjętą metodą.

W zależności od rodzaju ubezpieczenia – OC, AC, NNW lub GAP – wszystkie składniki można zaksięgować odrębnie lub sumarycznie, jeśli są opłacane razem.

Kolumna 13 KPiR a rodzaj ubezpieczenia pojazdu

Każdy koszt związany z polisą, niezależnie od jej rodzaju, ujmuje się w kolumnie 13 KPiR. Dotyczy to ubezpieczenia OC, AC, NNW czy GAP. Ewidencji podlegają zarówno indywidualne składniki polisy, jak i suma, jeśli opłaty zostały wniesione jednorazowo za cały pakiet ubezpieczeń. Wprowadzając dane do KPiR, warto zadbać o precyzyjne określenie charakteru wydatku oraz wybranie odpowiedniej pozycji kosztów, by zachować prawidłowość ewidencji podatkowej.

Limit wartości pojazdu a księgowanie kosztów ubezpieczenia

Wartość pojazdu użytkowanego w działalności gospodarczej istotnie wpływa na sposób rozliczenia kosztów ubezpieczenia w KPiR. Koszty polisy dotyczące samochodów osobowych mogą być zaksięgowane w całości tylko wtedy, gdy wartość pojazdu nie przekracza 150 000 zł. W przypadku samochodów osobowych przekraczających ten limit, wydatek na ubezpieczenie w kosztach uzyskania przychodu zmniejsza się proporcjonalnie do wartości pojazdu.

Proporcja obliczana jest na podstawie stosunku limitu 150 000 zł do rzeczywistej wartości pojazdu. Księgowa wartość polisy równa się iloczynowi składki i współczynnika proporcji. Dzięki temu przepisy zostają zachowane, a firma rozlicza wyłącznie koszt przewidziany limitami podatkowymi.

Ratalne płatności za polisę ubezpieczeniową

Firmy często decydują się na opłacenie polisy ubezpieczeniowej w kilku ratach. Mimo to, na potrzeby KPiR, w ewidencji kosztów ujmuje się całkowitą wartość polisy w dacie wystawienia dokumentu, a nie tylko poszczególne raty. Następnie, w odniesieniu do wybranej metody rozliczania, koszt ten rozlicza się jednorazowo lub okresowo według memoriału.

Dzięki temu w księgach prowadzona jest jasna i przejrzysta ewidencja wszystkich kosztów, niezależnie od harmonogramu płatności ustalonego z ubezpieczycielem.

Podsumowanie: najważniejsze zasady księgowania polisy ubezpieczeniowej w KPiR

Prawidłowe zaksięgowanie polisy ubezpieczeniowej w KPiR wymaga:

• Wyboru właściwej metody rozliczania kosztów – kasowej lub memoriałowej.
• Ujęcia kosztu polisy w kolumnie 13 KPiR, stosownie do rodzaju ponoszonych wydatków.
• Uwzględnienia limitu wartości pojazdu – tylko koszty proporcjonalne do limitu 150 000 zł stanowią koszt podatkowy.
• Ujęcia całkowitej wartości polisy, nawet przy płatnościach ratalnych, i dalszego rozliczenia jej zgodnie z przyjętą metodą.

Stosowanie powyższych wytycznych umożliwia przedsiębiorcy zgodne z przepisami ujęcie kosztu ubezpieczenia pojazdu w ewidencji księgowej, z pełnym uwzględnieniem specyfiki prowadzonej działalności i obowiązujących limitów podatkowych.