Jak prawidłowo rozliczyć polisę ubezpieczeniową auta w leasingu?

Rozliczenie polisy ubezpieczeniowej samochodu w leasingu może przysporzyć wielu pytań przedsiębiorcom. Kwestie księgowania, odliczeń podatkowych oraz sposób ujęcia w kosztach nierzadko budzą wątpliwości. W tym artykule kompleksowo wyjaśnimy, jak prawidłowo rozliczyć ubezpieczenie auta w leasingu, aby nie narazić się na problemy z fiskusem i jednocześnie wykorzystać wszystkie dostępne możliwości optymalizacji podatkowej.

Kto płaci za ubezpieczenie pojazdu w leasingu?

W przypadku leasingu samochodów kwestia opłacania składek ubezpieczeniowych jest jasno określona. Koszty ubezpieczenia zawsze ponosi leasingobiorca, czyli przedsiębiorca korzystający z pojazdu. Istnieją jednak różne sposoby opłacania tych składek, które mogą mieć istotny wpływ na rozliczenia podatkowe.

Przedsiębiorca ma zasadniczo dwie opcje opłacania ubezpieczenia:
– jednorazowa płatność całej składki
– rozłożenie płatności na raty wraz z ratami leasingowymi

Warto wiedzieć, że ubezpieczenie wliczone w raty leasingowe zostaje powiększone o podatek VAT. To istotna informacja, szczególnie dla przedsiębiorców korzystających z samochodów osobowych, ponieważ od takich pojazdów można odliczyć jedynie 50% VAT. W konsekwencji, ta forma płatności może okazać się mniej korzystna [1].

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej – zasady ogólne

Prawidłowe ujęcie polisy ubezpieczeniowej w księgach jest kluczowe dla poprawnego rozliczenia podatkowego. Sposób księgowania zależy przede wszystkim od formy prowadzonej księgowości oraz metody rozliczania kosztów.

Księgowanie w KPiR

Przedsiębiorcy prowadzący Książkę Przychodów i Rozchodów powinni wiedzieć, że składkę ubezpieczeniową wykazuje się w kolumnie 13 – „pozostałe wydatki”. Ubezpieczenie samochodu w leasingu jest bowiem traktowane jako koszt pośredni prowadzonej działalności [2].

Moment ujęcia kosztu zależy od przyjętej metody. W przypadku metody kasowej, koszt ujmuje się w dacie faktycznego poniesienia wydatku. Natomiast przy stosowaniu metody memoriałowej, koszt polisy należy rozłożyć proporcjonalnie na okresy, których dotyczy ochrona ubezpieczeniowa [2].

Księgowanie w pełnej księgowości

W przypadku pełnej księgowości polisa ubezpieczeniowa również stanowi koszt uzyskania przychodu. Przy metodzie memoriałowej konieczne jest jednak rozliczenie międzyokresowe kosztów, jeśli polisa obejmuje okres wykraczający poza rok podatkowy.

Odliczenia podatkowe związane z ubezpieczeniem auta w leasingu

Możliwość zaliczenia kosztów ubezpieczenia do kosztów uzyskania przychodu to jeden z głównych aspektów rozliczenia polisy. Zarówno ubezpieczenie OC, jak i AC samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej można zaliczać do kosztów podatkowych.

Limity odliczeń dla samochodów osobowych

Istnieją jednak pewne ograniczenia, szczególnie dla droższych pojazdów:
– Dla samochodów osobowych o wartości do 150 000 zł (lub 225 000 zł w przypadku pojazdów elektrycznych) całą składkę ubezpieczeniową można zaliczyć w koszty uzyskania przychodów
– Dla pojazdów przekraczających powyższe limity stosuje się odpowiednią proporcję przy zaliczaniu składki do kosztów [1][2]

Przykładowo, jeśli samochód osobowy kosztuje 300 000 zł, to do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć tylko 50% składki ubezpieczeniowej (150 000 zł / 300 000 zł = 0,5).

Rozliczenie VAT od ubezpieczenia

Kwestia VAT przy ubezpieczeniach nie jest jednoznaczna i zależy od sposobu rozliczania:

1. Jeśli ubezpieczenie jest traktowane jako usługa odrębna od leasingu, jest zwolnione z VAT.
2. Jeśli stanowi część kompleksowej usługi leasingu, może być objęte VAT [4].

W przypadku samochodów osobowych można odliczyć tylko 50% VAT od opłat leasingowych, co ma znaczenie, gdy ubezpieczenie jest wliczone w raty leasingowe [1].

Metody księgowania ubezpieczenia – kasowa vs. memoriałowa

Wybór metody księgowania ma istotny wpływ na sposób rozliczenia polisy ubezpieczeniowej.

Metoda kasowa

Przy metodzie kasowej cała kwota ubezpieczenia stanowi koszt uzyskania przychodu w momencie zapłaty. Jest to prostsze rozwiązanie, często stosowane przez mniejszych przedsiębiorców.

Przykład księgowania w KPiR:
– Data: dzień zapłaty składki
– Kolumna 13: pełna kwota ubezpieczenia
– Opis: „Ubezpieczenie samochodu w leasingu” [2]

Metoda memoriałowa

W metodzie memoriałowej koszt ubezpieczenia rozlicza się proporcjonalnie do czasu trwania ochrony ubezpieczeniowej. Jeśli polisa obejmuje okres dłuższy niż rok podatkowy, należy ją rozdzielić między poszczególne lata.

Przykład:
Polisa roczna opłacona 1 lipca 2023 r. w kwocie 4000 zł. W kosztach roku 2023 ujmujemy 2000 zł (za 6 miesięcy), a pozostałe 2000 zł w kosztach roku 2024 [2].

Praktyczne aspekty księgowania polisy ubezpieczeniowej

W praktyce, księgowanie ubezpieczenia często odbywa się przy użyciu specjalistycznego oprogramowania. Przykładowo, w systemie ifirma.pl należy ująć polisę w kategorii kosztów pojazdu, wybierając odpowiedni rodzaj ubezpieczenia (OC, AC, NNW) [3].

Dokumentacja niezbędna do księgowania

Aby prawidłowo zaksięgować polisę ubezpieczeniową, należy dysponować następującymi dokumentami:
– Polisa ubezpieczeniowa lub certyfikat ubezpieczenia
– Dowód opłacenia składki (np. potwierdzenie przelewu)
– W przypadku leasingu – informacja od leasingodawcy o wysokości ubezpieczenia wliczonego w raty

Dodatkowe ubezpieczenia

Poza standardowymi ubezpieczeniami OC i AC, przedsiębiorcy często decydują się na dodatkowe produkty, takie jak:
– NNW (następstwa nieszczęśliwych wypadków)
– GAP (ubezpieczenie straty finansowej)
– Assistance

Wszystkie te ubezpieczenia również podlegają tym samym zasadom rozliczania podatkowego co OC i AC [3].

Jak rozliczyć ubezpieczenie przy wykupie samochodu z leasingu?

Przy wykupie samochodu z leasingu kwestia rozliczenia pozostałej części ubezpieczenia może budzić wątpliwości. W takiej sytuacji:

1. Jeśli polisa była opłacona jednorazowo przez leasingobiorcę – pozostała, niewykorzystana część ubezpieczenia nadal stanowi koszt uzyskania przychodu
2. Jeśli ubezpieczenie było wliczone w raty leasingowe – po wykupie pojazdu należy zawrzeć nową umowę ubezpieczenia

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu ubezpieczenia auta w leasingu

Przedsiębiorcy często popełniają następujące błędy przy rozliczaniu polis ubezpieczeniowych:

1. Nieprawidłowe stosowanie limitów odliczenia dla samochodów osobowych powyżej 150 000 zł
2. Brak rozdziału kosztów ubezpieczenia na poszczególne lata przy metodzie memoriałowej
3. Nieuwzględnienie kwestii VAT przy ubezpieczeniu wliczonym w raty leasingowe
4. Błędne księgowanie ubezpieczenia w niewłaściwej kolumnie KPiR

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczenie polisy ubezpieczeniowej auta w leasingu wymaga uwzględnienia kilku istotnych czynników:
– Metody księgowania (kasowa lub memoriałowa)
– Wartości samochodu w kontekście limitów odliczenia
– Sposobu opłacania składki (jednorazowo lub w ratach)
– Kwestii VAT przy ubezpieczeniu wliczonym w raty leasingowe

Stosując się do powyższych zasad, przedsiębiorca może w pełni i prawidłowo wykorzystać możliwości zaliczenia kosztów ubezpieczenia do kosztów uzyskania przychodu, jednocześnie minimalizując ryzyko problemów z organami podatkowymi.

Źródła:

[1] https://www.leason.pl/ubezpieczenie-w-leasingu/
[2] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-rozliczyc-polise-ubezpieczeniowa-samochodu-w-leasingu
[3] https://pomoc.ifirma.pl/pomoc-artykul/ksiegowanie-ubezpieczenia-pojazdu/
[4] http://www.autowfirmie.pl/artykul,2048,21177,ubezpieczenie-leasingowanego-samochodu-osobowego-rozliczenie.html